Hội nghị tri ân khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng mang tính ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng lớn thì càng cần chú ý tới sự kiện này và có các bước tiến hành hoàn chỉnh để sự kiện được diễn ra thành công đúng ý nghĩa và mong đợi. Vậy tổ chức hội nghị tri ân khách hàng mang ý nghĩa gì và nên tổ chức như thế nào? Bài viết dưới đây của Hanoiskyteam sẽ cung cấp đầy đủ cho quý vị những kiến thức cơ bản và chuyên sâu của sự kiện này.
Hội nghị tiệc tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là một trong 5 sự kiện nổi bật quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp được tổ chức hàng năm. Bên cạnh các sự kiện khác như: Tổ chức sinh nhật công ty, tổ chức Company Trip, tổ chức Team building và tổ chức Tiệc tất niên, ngày Hội tri ân khách hàng được đánh giá như một mối dây liên kết tinh thần giữa doanh nghiệp và khách hàng thân thiết.
Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp đã có cho mình số lượng lớn khách hàng thân thiết tuỳ thuộc vào quy mô của công ty. Sự kiện này được tổ chức nhằm tri ân tới khách hàng quen thuộc của mình với sự đồng hành và tin tưởng doanh nghiệp trong thời gian qua. Đồng thời, đây cũng là dịp để doanh nghiệp thể hiện văn hoá công ty, quảng bá hình ảnh thương hiệu và có thể lồng ghép quảng bá thêm các sản phẩm mới với ưu đãi dành riêng cho phía khách hàng.
Có thể khẳng định “80% doanh thu của một công ty đến từ khách hàng thân thiết”, điều đó cho thấy tầm quan trọng của khách hàng quen thuộc ảnh hưởng lớn đến sự phát triển lâu dài và bền vững của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh việc giảm giá, hậu mãi, việc dành ra một khoản ngân sách nhỏ để tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chính là một khoản đầu tư cho những hợp đồng trong tương lai. Và việc ký kết được hợp đồng mới hay không một phần quyết định khá nhiều bởi sự thành công của sự kiện Hội nghị tri ân khách hàng này.
Vậy tổ chức sự kiện này như thế nào?
Cách thức tổ chức tiệc tri ân khách hàng
Để tổ chức Hội nghị khách hàng thành công không khó, việc quan trọng nhất là xác định được nhu cầu và cách thức tổ chức phù hợp. Với những doanh nghiệp lần đầu tổ chức sự kiện thì 2 cách dưới đây được coi là tối ưu nhất, đảm bảo chất lượng và thành công của chương trình.
1/ Tự tổ chức
Tự tổ chức sự kiện là một cách làm giúp doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm được chi phí và chủ động theo dõi được tiến độ tổ chức chương trình. Tuy nhiên, đây cũng là cách làm khiến ban tổ chức khá vất vả bởi phải chủ động mọi khâu, và khi chưa có kinh nghiệm tổ chức thì cũng rất dễ dẫn đến các tình huống rủi ro. Để đảm bảo giảm thiểu tối đa phát sinh không đáng có, bạn nên chuẩn bị chương trình đủ theo các bước dưới đây:
Lên kế hoạch tổ chức
Kế hoạch tổ chức bao gồm 3 yếu tố chính: Địa điểm – thời gian – kinh phí dự kiến.
Về địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể chọn không gian phòng tiệc của các trung tâm hội nghị, tiệc cưới, hoặc nếu công ty có phòng rộng có thể tổ chức ngay tại công ty để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, nếu có dư giả kinh phí, nhưng phần địa điểm cũng khá quan trọng, hãy chọn vị trí thuận lợi gần trung tâm, phong cách phù hợp với ý tưởng triển khai và quan trọng là phù hợp với khung kinh phí doanh nghiệp có.
Thời gian tổ chức sự kiện cũng cần được bàn bạc thống nhất trước khi lên mọi khâu chuẩn bị. Thời gian cho Hội nghị khách hàng có thể là cuối tuần hoặc ngày trong tuần nhưng bạn nên lưu ý, nếu là cuối tuần thì nên chọn tiệc trưa, và nếu ngày giữa tuần thì chọn tiệc tối để phù hợp nhất với đa số lịch cá nhân của khách hàng.
Kinh phí tổ chức sự kiện là phần gần như quan trọng nhất quyết định mọi dịch vụ sử dụng trong chương trình. Có thể bạn chưa có khung budget chính xác nhưng hãy có mức trong khoảng để dễ dàng nhất cho việc lựa chọn dịch vụ bao gồm MC sự kiện, nhà thi công, mức tiệc, số lượng khách mời,…tránh trường hợp đặt dịch vụ xong nhưng bị vượt kinh phí hoặc chưa tới kinh phí sẽ ảnh hưởng tới uy tín của ban tổ chức.
Lên danh sách khách mời
Với tiệc tri ân khách hàng thì khách mời được coi là nhân vật chính của sự kiện. Đó là các khách hàng và đối tác thân thiết. Đừng quên có các mức khách hàng thân thiết khác nhau, có thể tính theo năm hoặc theo doanh thu khách hàng đưa về, hãy tự chia ngầm trong danh sách khách hàng để có những ưu đãi phù hợp cũng như là cách tạo động lực cho sự gắn bó lâu dài sau này của khách hàng.
Có 3 cách để gửi giấy mời cho khách hàng: Qua email, qua thư mời và qua điện thoại. Nếu có thời gian, hãy kết hợp cả 3 phương tiện bằng cách gửi trước một mẫu giấy mời qua emai cho khách hàng, sau đó gửi thư mời tới địa chỉ văn phòng, nhà riêng của khách và gần tới ngày tổ chức hãy mời lại một lần bằng điện thoại để chắc chắn khách hàng sẽ đến nhằm chốt số lượng cuối cùng cho bữa tiệc.
Tránh trường hợp mời nhưng không chắc về số lượng sẽ khiến ban tổ chức không biết nên chuẩn bị như thế nào cho phù hợp. Bởi số lượng người tham gia quyết định tới phòng tiệc, quy mô tổ chức và nhân sự chuẩn bị.
Lên timeline kịch bản chương trình
Timeline kịch bản chương trình cũng là phần rất quan trọng để mỗi người trong ban tổ chức biết được chương trình của mình sẽ bao gồm những gì? Hãy tham khảo các mẫu timeline có sẵn và lựa chọn cũng như lược bỏ những phần nào không cần thiết trong chương trình. Ngoài ra có thể thêm một số hạng mục mới tạo nên điểm nhấn và riêng biệt của doanh nghiệp.
Thông thường một kịch bản chương trình Tri ân khách hàng sẽ gồm những phần sau:
+/ Đón khách: Có thể sử dụng nhân viên công ty, PG, múa lân sư rồng,…tiếp đón phía của ra vào sảnh tiệc. Tại đây cũng có thể gửi tặng khách hàng những món quà hoặc tờ rơi giới thiệu cho khách.
+/ Khai mạc: Phần này dành cho MC và ban giám đốc có lời chúc mừng doanh nghiệp, cảm ơn khách hàng khai mạc chương trình.
+/ Tổng kết: Ban giám đốc doanh nghiệp sẽ tổng kết những thành tựu của công ty trong năm qua, ngoài ra có thể giới thiệu qua về sản phẩm mới tới khách hàng
+/ Tri ân: Phần này dành tri ân những khách hàng đối tác lâu năm của công ty với những đóng góp lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể lồng ghép tri ân nhân viên trong chương trình.
+/ Dùng tiệc: Với tiệc Tri ân khách hàng, doanh nghiệp nên chọn tiệc set menu là trang trọng nhất, ngoài ra có thể dùng tiệc finger food hoặc buffet nhưng tính trang trọng và thuận tiện sẽ giảm hơn.
+/ Game show: Phần này dành cho MC điều khiển với các trò chơi sân khấu vui nhộn làm tăng không khí chương trình cũng như gắn kết mọi người. Tuy nhiên, nên tránh các trò chơi phản cảm và quá khích.
+/ Tổng kết: Ban Giám đốc sẽ cảm ơn một lần nữa tới khách hàng và chào tạm biệt.
Với timeline trên sẽ đảm bảo đủ các phần, ngoài ra tuỳ từng tính chất doanh nghiệp mà có thể thêm bớt các phần cho phù hợp và đan xen thêm văn nghệ để chương trình thêm phong phú.
Lên danh sách đồ cần chuẩn bị và phân công công việc
Dựa vào phần kịch bản đã được lên, bạn cần liệt kê ra tất cả những thứ cần chuẩn bị. Có thể bao gồm:
+/ Liên hệ và chốt địa điểm
+/ Chuẩn bị sân khấu, không gian tiệc
+/ Thuê MC, PG, nhóm nhảy,…
+/ Thiết kế và in ấn backdrop, banner chương trình
+/ Đặt tiệc
+/ Quà tặng
+/ m thanh, ánh sáng,
+/…
Sau khi có danh sách chuẩn bị, cần phân công công việc cho team tổ chức. Bạn hãy chọn người phù hợp để phân công, không nên làm một mình rất dễ bỏ sót. Và đừng quên có timeline hoàn thành để dễ dàng kiểm soát tiến độ hoàn thành.
Khảo sát địa điểm
Hãy dành thời gian qua địa điểm khảo sát lại một lần để đảm bảo mọi thứ được đúng như kế hoạch vạch ra. Không nên chỉ nhìn qua ảnh mà đánh giá chủ quan bởi thực tế không có địa điểm nào quảng cáo những cái dở cho khách hàng của mình. Vì thế, để chắc chắn, hãy qua khảo sát một lần, đánh giá lại khách quan để chắc chắn mọi thứ theo đúng dự tính.
Tổ chức chương trình
Đến khâu tổ chức chương trình là khâu quyết định thành quả của cả quá trình chuẩn bị. Một lưu ý trước ngày tổ chức là rà soát lại mọi thứ để đảm bảo không bỏ sót thứ gì.
Trong ngày tổ chức, hãy đảm bảo cố gắng thực hiện đúng kịch bản đề ra, và linh hoạt xử lý các phát sinh rủi ro có thể xảy đến. Phối hợp ăn ý với nhau và bình tĩnh trước mọi xô sát để chương trình thành công nhất.
Kết thúc chương trình
Sau khi kết thúc chương trình, hãy ngồi lại với nhau rút kinh nghiệm về quá trình chuẩn bị và tổ chức vừa rồi để hoàn thiện hơn trong những lần tổ chức sau. Ngoài ra, ngay sau sự kiện là dịp rất thuận lợi để chăm sóc khách hàng. Khi khách hàng đã có thiện cảm về doanh nghiệp và chương trình, đó chính là cơ hội vàng để tạo doanh thu ngay sau sự sự kiện.
2/ Thuê đơn vị tổ chức
Mặc dù có thể tiết kiệm được chi phí tổ chức và chủ động trong việc quản lý công việc tiến hành, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thời gian, kinh nghiệm và nhân sự tổ chức để đảm bảo mọi thức được diễn ra thành công. Và cách làm thứ 2 là giải pháp tối ưu nhất – Thuê đơn vị tổ chức hay nói cách khách là chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp để lên kế hoạch và tổ chức cho mình. Bởi 5 lý do sau:
Có hệ thống địa điểm và đối tác tổ chức phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng
Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm của mình đã tích luỹ cho mình một danh sách các đối tác thân thiết. Không chỉ là cách để các đơn vị tổ chức kiểm soát về mặt giá cả và còn kiểm soát được cả chất lượng để đảm bảo mọi dịch vụ đến tay khách hàng luôn hoàn hảo nhất.
Nếu doanh nghiệp bạn tự tổ chức sẽ chủ yếu nghe từ một phía quảng cáo của các dịch vụ mà không được sử dụng thông qua để loại bỏ những nhà cung cấp kém chất lượng. Do đó trường hợp dẫn đến “tiền mất tật mang” là rất dễ gặp phải.
Nhưng riêng với các đơn vị tổ chức sự kiện như Hanoiskyteam thì điều đó gần như bằng 0. Các danh sách đối tác từ giá rẻ tới cao cấp đều được chọn lọc cẩn thận. Dù với giá nào thì mức độ dịch vụ đi kèm cũng luôn đáp ứng tối đa nhu cầu của khách. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi đặt niềm tin vào các công ty tổ chức sự kiện.
Có kinh nghiệm nhiều năm trong việc tổ chức và quản lý rủi ro
Kinh nghiệm luôn là yếu tố đi đầu cho việc giải quyết các rủi ro và đó cũng là điều cần thiết nhất trong tổ chức sự kiện Hội nghị tri ân khách hàng. Với những người lần đầu tiên tổ chức hoặc chỉ mới tiếp xúc 1 đến 2 lần các sự kiện sẽ không thể bao quát hết được rủi ro, phát sinh có thể đi kèm. Tới khi có sự vụ xảy ra sẽ bị động và khó khăn trong việc giải quyết.
Nhưng đây là lại điểm mạnh khi doanh nghiệp lựa chọn tư vấn từ một công ty với nhiều năm kinh nghiệm. Là người tổ chức sẽ luôn có cái nhìn bao quát nhất để hiểu được làm như thế nào cho đúng, chọn người sao cho phù hợp và để ý những gì nhằm giảm thiểu rủi ro.
Rút ngắn được rủi ro chính là con đường đẹp nhất để đến một chương trình thành công.
Có ekip nhân sự chuyên nghiệp ăn ý
Yếu tố con người cũng là điều tiên quyết cho việc sự kiện có thành công hay không.
Một ekip chuyên nghiệp được đào tạo nghiệp vụ và làm việc teamwork luôn là điểm mạnh và khác biệt so với một ekip không có chuyên môn, làm việc dựa vào trực giác và lời khuyên như những doanh nghiệp đang muốn tự tổ chức hiện nay.
Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có các ekip làm việc độc lập theo từng tính chất sự kiện và mức độ quy mô. Và người leader là người điều phối tổng quát với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm sẽ đảo bảo cho sự kiện luôn theo đúng hướng và linh hoạt trong các rủi ro xảy ra.
Có các dịch vụ bổ sung đi kèm
Ngoài việc lên kế hoạch và kịch bản cũng như sắp xếp nhân sự tổ chức cho khách hàng. Các đơn vị tổ chức sự kiện như Hanoiskyteam luôn có cho mình những dịch vụ kèm theo để quy về một mối cho khách hàng. Hanoiskyteam hiện đang cung cấp các dịch vụ dùng trong sự kiện bao gồm:
+/ Cung cấp sảnh tiệc theo yêu cầu của khách hàng
+/ Trang trí sân khấu, không gian tổ chức theo concept tư vấn
+/ Cho thuê MC sự kiện, PG.
+/ Cho thuê màn hình Led trong nhà và ngoài trời tuỳ kích thước yêu cầu
+/ Cho thuê âm thanh, ánh sáng
+/ Thiết kế và thi công backdrop, banner, banrol
+/ Thi công các khu vực sự kiện như corner kid, khu vực chụp ảnh, khu vực trao thưởng,…tuỳ theo tính chất sự kiện.
+/…
Có thể tính toán tiết kiệm chi phí theo đúng ngân khách khách hàng
Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc tính giá và tư vấn khách hàng, Hanoiskyteam có các gói sự kiện Hội nghị khách hàng theo nhiều mức giá khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu kinh phí khách hàng có. Hanoiskyteam có danh sách đối tác trong mọi hạng mục với mọi mức giá khác nhau đảm bảo mang lại cho khách hàng đúng giá trị mong muốn và mức giá hợp lý theo budget.
Đó là lợi thế mà các công ty tổ chức sự kiện có được.
Tổ chức Hội nghị tri ân khách hàng không khó nhưng việc chọn cho mình một cách thức tổ chức sao cho phù hợp chính là bước mà người tổ chức cần sáng suốt và lựa chọn. Với những chia sẻ trên, Hanoiskyteam luôn mong muốn khách hàng là người ra quyết định và lựa chọn cho mình một đơn vị tổ chức có Tâm và có Tầm, cam kết mang đến những sự kiện không chỉ chất về số lượng mà còn chất về giá trị mà nó mang lại.
Hình thành và phát triển đến nay đã hơn 10 năm, Hanoiskyteam không ngừng đổi mới mình theo từng giai đoạn để phù hợp với nhu cầu tổ chức của doanh nghiệp, nhưng cũng ko mất đi những giá trị cốt lõi mà mỗi sự kiện nói chung và Hội nghị tri ân khách hàng nói riêng cần đến.
Đối với Hanoiskyteam, khách hàng là gia đình và Hanoiskyteam luôn muốn dành những điều tốt đẹp nhất cho người thân của mình.
Liên hệ thêm với chúng tôi để được tư vấn miễn phí về Tổ chức hội nghị khách hàng và tham khảo những kịch bản, ý tưởng hay nhất.