Hiện nay các doanh nghiệp đều có nhu cầu tổ chức cho mình một buổi tiệc Gala Dinner vì thế, với vai trò là một người tổ chức sự kiện bạn phải nắm hết những quy trình cơ bản để tổ chức một buổi tiệc thành công vì hình thức sự kiện Gala Dinner còn khá mới mẻ.
Tiệc Gala Dinner là sự kết hợp của du lịch, liên hoan cuối năm và ăn tối. Dưới đây Hanoiskyteam sẽ gợi ý cho các bạn một số việc cần làm để tổ chức một buổi tiệc Gala Dinner theo ý muốn của mình.
Tiệc Gala Dinner là gì?
Gala Dinner có thể hiểu là chương trình sự kiện kết hợp với ăn tối. Mục tiêu của chương trình rất đa dạng, thường là sau một sự kiện lớn nào đó như lễ mừng công, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm,… là nó sẽ được diễn ra. Tùy theo văn hóa, kinh phí của doanh nghiệp mà đưa ra cách tổ chức phù hợp.
Lên kịch bản kỹ lưỡng
Gala Dinner không chỉ đơn thuần là 1 buổi tối tất cả các thành viên công ty ngồi lại với nhau ăn tiệc mà còn phải tạo ra 1 không gian chia sẻ, vui tươi đúng như tên gọi và mong muốn của mọi người. Kịch bản Gala Dinner phải được gắn liền với sự kiện mà đêm tiệc diễn ra, chẳng hạn gắn với tiệc cuối năm sẽ phải ấm cúng – ý nghĩa đoàn viên hay gắn với sinh nhật công ty phải là sự sẻ chia – chúc mừng…
Việc chuẩn bị 1 kịch bản kỹ lưỡng giúp cho đêm tiệc không bị nhàm chán, để lại được ấn tượng khi kết thúc chương trình. Đặc biệt sẽ giúp cho ban tổ chức có thể tiết kiệm được 1 khoản kinh phí không nhỏ cho các việc phát sinh ngoài ý muốn.
Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng
Âm thanh ánh sáng quyết định rất lớn đến sự thành công của một sự kiện. Nếu các thiết bị âm thanh, ánh sáng được chuẩn bị tốt thì chương trình của bạn sẽ có sự suôn sẻ và thông suốt không gặp phải bất cứ một vướng bận nào cả, vì thế bạn nên kiểm tra chúng một cách thật kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 tiếng. Hơn nữa bạn nên có một buổi làm việc riêng với bộ phận phụ trách âm thanh để phối hợp ăn ý khi chương trình được diễn ra.
Cần có sự phân chia công việc rõ ràng, cụ thể và mọi người phải thống nhất với nhau để tránh xảy ra tranh cãi. Không nên phân cho một người quá nhiều nhiệm vụ hoặc người nhận nhiệm vụ không đúng chuyên môn dẫn đến tình trạng lộn xộn, không xử lý được vấn đề nếu như có tình huống xấu xảy ra.
MC chương trình
Khi làm việc với MC bạn nên yêu cầu họ đưa ra những điểm cần góp ý và sửa đổi để phù hợp với phong cách dẫn chương trình của họ. Hãy tiếp thu ý kiến của MC, đừng nên quá bảo thủ, như thế sự kiện mới có thể thành công được.
MC chính là linh hồn của sân khấu, là nhân tố tạo nên sự thành công của một buổi tiệc Gala Dinner. Kịch bản giao cho MC không được quá phức tạp, nhiều thông tin và cỡ chữ quá nhỏ. Bạn nên đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết về khách mời trong sự kiện cho MC để họ không bị lúng túng khi thực hiện công việc của mình: tên công ty đối tác, chức vụ các vị đại biểu,…MC cần được tập dượt kỹ càng để tránh nói lắp.
Có nhiều đơn vị để tiết kiệm chi phí đôi khi họ chỉ cần thuê MC dẫn chương trình thôi cũng tạo nên sự đặc biệt cho chương trình. Nếu khách hàng có nhu cầu có thể tham khảo thêm dịch vụ này tại Hanoiskyteam với các MC cứng, chuyên dẫn sự kiện có khả năng hoạt náo cực tốt.
Gala Dinner là một sự kiện còn khá mới và rất khó để thực hiện. Nếu bạn không quá chuyên nghiệp thì không nên mạo hiểm tự tổ chức chúng, hãy nhờ tới những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Hanoiskyteam chúng tôi.
Công ty du lịch và sự kiện Bầu Trời Hà Nội
Số 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội
ĐT: 024 3926 4363
Hotline: 0903 209 712
Email: sales@hanoiskyteam.com