Là một trong những hoạt động thường niên của doanh nghiệp, sự kiện bao gồm nhiều chương trình như khai trương, hội nghị, tri ân khách hàng,… Nhiều đơn vị đã tìm kiếm cho mình những kinh nghiệm để tự tổ chức những chương trình ý nghĩa, tiết kiệm chi phí. Hanoiskyteam luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7 với hotline: 0903.209.712, trong quá trình xây dựng, triển khai chương trình. Đừng bỏ lỡ những kinh nghiệm cho một chương trình sự kiện ở bài đăng này nhé!
Tổ chức sự kiện thành công chính là kết quả của sự hài lòng khách mời tham, ấn tượng dễ nhớ về chương trình tổ chức hoành tráng, mang hình ảnh của doanh nghiệp trở lên thân thiện hơn. Để làm nên được chương trình, từ ý tưởng cho tới tổ chức cần nhận được sự thống nhất, chuẩn bị chương trình chỉnh chu, cẩn thận.
Lên ý tưởng cho sự kiện
Ý tưởng tổ chức sự kiện chính là chủ đề, là linh hồn của cả chương trình tổ chức. Với từng sự kiện, ý tưởng cần sự sáng tạo, khác lạ và độc. Một chương trình khai trương chủ đề ấn tượng, chương trình hội nghị khách hàng cần một chủ đề nhẹ nhàng, đơn giản, dễ nhớ, thân thiện,… Ý tưởng này để tạo nên kịch bản chi tiết, định hướng khách mời và các vấn đề khác liên quan.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Xu hướng tổ chức sự kiện xanh, địa điểm tổ chức có thể linh động trong hội trường, sảnh hoặc ngoài trời thuần túy. Những chương trình mang tính chất sang trọng, lịch lãm, không gian ấm cúng như hội nghị tri ân khách hàng, hội nghị hội thảo nên tổ chức trong không gian hội trường, hoặc trước sảnh khách sạn. Các chương trình mang tính chất hướng ngoại, giao lưu, quảng cáo hình ảnh tới công chúng nên tổ chức ngoài trời để tăng kích thích, tò mò, thu hút nhiều người hơn.
Kịch bản tổ chức
Kịch bản tổ chức chương trình cần được lên sớm nhất. Kịch bản chứa đựng các thông tin cơ bản, bao gồm các thông tin chương trình, khâu tổ chức kèm theo nhân sự phụ trách nhiệm vụ của từng người trong chương trình và thời gian để các khâu chương trình tổ chức. Ban tổ chức chương trình xây dựng kịch bản để xác định được mục tiêu chương trình, thời gian và công việc, nhân sự. Những vấn đề này rõ ràng, giúp chương trình diễn ra thuận lợi, quản lý, nắm bắt được thông tin tốt hơn.
Khách mời tham dự sự kiện
Khách mời tham dự được xác định từ chương trình tổ chức. Nếu là hội nghị khách hàng, tổ chức tiệc tri ân là khách hàng, đối tác, cộng sự của công ty. Nếu là chương trình khai trương quy mô hướng đến công chúng và giới báo chí. Chương trình tổ chức nhắm đến phạm vi khách mời riêng, điều này đảm bảo cho không gian tổ chức, chuẩn bị giấy mời, vị trí,…
Giấy mời, tư liệu sự kiện
Dù là chương trình sự kiện nào, giấy mời luôn đáp ứng rõ về thời gian, địa điểm và những thông tin chi tiết của chương trình. Giấy mời cần được thiết kế đúng theo chủ đề chương trình, mang tính chất trân trọng, mời gọi. Hạn chế vấn đề quá chi tiết chương trình, khiến nhiều người không thấy được tò mò, quên lãng chương trình. Sự góp mặt của khách mời nhờ rất nhiều vào giấy mời tạo ấn tượng với họ.
Người dẫn chương trình, nhân sự hỗ trợ
Nhìn chung, người dẫn chương trình – MC, nhân sự hỗ trợ chính là cánh tay phải để tạo nên sự trọn vẹn, thành công của sự kiện. Người dẫn chương trình cần có duyên với lời nói, sự khéo léo linh động dẫn dắt giúp chương trình tự nhiên hơn, thu hút được sự quan tâm của khách mời tới sự kiện. Nhân sự hỗ trợ có thể là PG, đoàn nghệ thuật hoặc những con người sau cánh gà, tất cả cần nắm bắt chương trình chi tiết, giúp linh động được những vấn đề diễn ra của chương trình.
Set-up chương trình với thiết bị âm thanh – ánh sáng, trình chiếu
Thiết bị trình chiếu, âm thanh – ánh sáng của chương trình cần được thuê ở những địa chỉ uy tín chuyên lắp đặt, hỗ trợ trực tiếp sử dụng. Những đơn vị phụ trách tổ chức chương trình, sự kiện như Hanoiskyteam có thể hỗ trợ khách hàng những vấn đề này bất cứ khi nào. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn về thiết kế, setup chương trình với âm thanh, ánh sáng, màn trình chiếu trọn gói, nổi bật và sáng tạo cùng khách hàng.
Đón tiếp khách mời
Đây là công việc thuộc về ban tổ chức, ban lãnh đạo vào lễ tân đón tiếp khách mời. Sự nhiệt tình, cởi mở, thân thiện khi đón tiếp đã tạo nên những bước đi thành công cho chương trình.
Triển khai chương trình
Chương trình được tổ chức trong không gian được set-up chuẩn bị sẵn, các vấn đề đã sẵn sàng cho sự kiện diễn ra. Sự phối hợp ăn ý của nhân sự và thiết bị chương trình trong từng khâu chương trình giúp khách mời nắm bắt được vấn đề dễ hiểu, đơn giản. Người MC dẫn dắt, sự hỗ trợ của nhân sự và các thiết bị diễn ra thuận lợi, đúng kịch bản và tạo nên thành công cho chương trình.
Tổng kết chương trình
Vấn đề này nhiều sự kiện không được chú tâm. Sau khi cảm ơn và tạm biệt khách mời tới tham dự với những món quà nhỏ, tất cả mọi người đều mong muốn khép lại chương trình để nghỉ ngơi. Nhưng nên dành khoảng 10-15 phút tất cả cùng ngồi lại, tổng kết chương trình rút ra được những ưu điểm và hạn chế của tổ chức. Tổng kết chương trình chính là khép lại một sự kiện với chính sự hài lòng của các cá nhân đã làm nên.
Hanoiskyteam – Chuyên nghiệp và minh bạch khi tổ chức sự kiện
Với kinh nghiệm sự kiện gần 10 năm liên tục, Hanoiskyteam luôn tự hào khi sẵn sàng tư vấn và tổ chức sự kiện trọn gói, cho thuê nhân sự – thiết bị, lên ý tưởng – kịch bản tổ chức giúp doanh nghiệp có những sự kiện thành công, ấn tượng. Với đa dạng về các hình thức tổ chức như khai trương, hội nghị, tri ân, roadshow, hội trại, … chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ khách hàng qua địa chỉ trực tiếp:
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện Bầu trời Hà Nội
Địa chỉ: Số 5 – Lý Nam Đế- Hoàn Kiếm – Hà Nội
Tel: (024)3.926.4363/ máy lẻ: 21
Hotline: 0903.209.712
Email: sales@hanoiskyteam.com