Khi tổ chức sự kiên các đơn vị luôn có những dự trù về rủi do và đưa ra các phương án giải trừ. Cùng với sự phát triển, mở rộng các sự kiện cả về thời gian, địa điểm, chi phí tổ chức, các chương trình rất dễ gặp phải các rủi ro trong quá trình diễn ra. Hanoiskyteam đưa ra 5 rủi ro thường gặp và các cách giải quyết hợp lý đảm bảo chương trình diễn ra an toàn – hợp lý – thành công.
Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, Hanoiskyteam đã góp nhặt và thấy được qua các chương trình chúng tôi đảm nhiệm. Các vấn đề này thường xuyên có thể gặp ở các chương trình tổ chức do địa điểm, thời gian, hoặc các vấn đề liên quan.
Thời tiết
Thời tiết là yếu tố rủi ro lớn nhất với các sự kiện, tiệc ngoài trời tổ chức. Có những phương án thay thế như trang trí thêm khung giàn nhà bạt để tạo không gian an toàn, giảm các vấn để ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên có những sự kiện đặc trưng tổ chức linh động ở nhiều điểm ngoài trời, khó có thể thiết kế giàn nhà bạt để giảm thiểu rủi ro này được. Ví dụ như tiệc buffet ngoài trời, dã ngoại, các chương trình vui chơi, sự kiện này gắn với thiên nhiên để làm nền. Rủi ro này có thể phải thay bằng địa điểm trong nhà, trang trí nghiêng về hướng thiên, không làm mất đi không khí của chương trình.
Bãi gửi xe
Đây lại là vấn đề của chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời, đôi khi là những điểm trong không gian hội trường. Bãi gửi xe cần được làm việc với địa điểm tổ chức trước, có phương án quy hoạch để giúp khách mời tới tham gia thuận lợi nhất. Điều này buộc đơn vị tổ chức cần làm việc, thỏa thuận về mức giá cho thuê địa điểm tổ chức, đảm bảo không gian đẹp mà giá cả hợp lý.
Đồ ăn uống an toàn vệ sinh thực phẩm
Vấn đề về ăn uống, thực phẩm sử dụng trong các chương trình lúc nào cũng được quan tâm và gây lo ngại cho người sử dụng. Công việc của người làm tổ chức sự kiện cần làm việc, hợp tác với đơn vị cung cấp thực phẩm được công nhận, có giấy phép đầy đủ về an toàn thực phẩm. Ngoài ra cần đảm bảo không gian sử dụng thực phẩm an toàn, sạch sẽ. Có nhân sự hỗ trợ làm việc, dọn dẹp không gian, đảm bảo có các thùng rác lưu động để khách mời sử dụng cần thiết.
Trang trí sân khấu, không gian sự kiện
Việc trang trí sân khấu, không gian sự kiện tạo ấn tượng với khách mời tham gia. Với những không gian rộng lớn, việc trang trí sự kiện có thể thoải mái. Nhưng cần hạn chế việc lãng phí, hoặc tập trung trang trí vào một điểm của không gian. Cần có phương án trang trí khoa học, sáng tạo, tối ưu chi phí hợp lý nhất. Khách hàng cần chú ý xây dựng những điểm nhìn bắt mắt về hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, công ty. Cần có điểm nhấn ấn tượng, trang trí bắt mắt để tạo điểm dừng quan sát, hoặc nhu cầu check in của khách mời tới tham gia. Những điểm nhấn này có thể sử dụng standee, banner, áp phích, back ground để giúp quảng bá hình ảnh ấn tượng, tốt nhất.
An ninh giám sát chương trình an toàn
Việc quản lý người ra vào sự kiện, tránh việc lợi dụng của những người không thuộc về tổ chức chương trình. An ninh giám sát chương trình là điều bắt buộc, để giảm việc gây ra những vấn đề gây gổ, xô xát trong sự kiện. Đội ngũ nhân sự, bảo vệ thường xuyên quan sát, nắm bắt được số lượng người ra vào chương trình, xử lý nhanh chóng các vấn đề có thể xảy ra hợp lý và an toàn.
Hanoiskyteam hỗ trợ khách hàng tổ chức chương trình sự kiện
Với những kinh nghiệm trong giải quyết các rủi ro khi tổ chức các chương trình, sự kiện của Hanoiskyteam, hi vọng đây là một trong những lưu ý hữu ích với những người tổ chức. Hanoiskyteam với 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện và hoạt động hoạt náo chuyên nghiệp, chúng tôi tự hào với kho kinh nghiệm và các chương trình đã đáp ứng với khách hàng.
Với các sự kiện tổ chức như khai trương, hội thảo, tri ân khách hàng, roadshow, ngày hội trẻ em – gia đình,… Hanoiskyteam luôn tự tin đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hiện nay. Khách hàng có thể liên hệ tư vấn và báo giá chương trình sự kiện Rẻ nhất tại Hà Nội theo địa chỉ:
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện Bầu trời Hà Nội
Địa chỉ: Số 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Tel: (024)3.926.4363/ máy lẻ: 21
Hotline: 0903.209.712
Email: sale@hanoiskyteam.com